車両台帳

巡回指導に立ち会った経験のある人でも【車両管理台帳】と聞いても、ピンッと来ない人も多いのではないでしょうか?

 

車両管理台帳は、簡単に言ってしまえば、車検証に載っている情報を事業所が把握するために情報をまとめた様式になります。

 

ただ、車両管理台帳に逐一、法定項目を書き込むのは、すっごく面倒くさいというのが本音。【車検証の写し】をファイルにまとめてもOKなので、ほとんどの事業所は「車両管理台帳」を作成していないです。

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車両管理台帳は、所属車両の諸元や点検整備の記録などを車両毎に記載してこれを会社に保管し、各車両の状況の把握及び保守管理上の資料として必要になります。

車両台帳の主な記載項目

そのような馴染みのない【車両管理台帳】ですが、もしも作成する場合は、どの点に気を付ければいいのでしょうか?

 

まずは、法定項目をまずは見てみましょう。

 

(1)自動車登録番号

(2)初度登録年
(3)型式
(4)車名
(5)車台番号
(6)自動車の種別
(7)最大積載量
(8)車両総重量
(9)自動車検査証の有効期間
(10)NOx・PM 法使用車種規制に係る事項
(11)基準緩和車両に係る事項及び配属営業所
(12)自賠責保険に係る事項

 

車検証に載っている内容のほとんどを【車両管理台帳】に記載しなければいけないんですね^^

車両台帳(エクセル)をダウンロードして管理する

巡回指導では、車両台帳もしくは、車検証(写)のいずれか確認が行われます。

 

車両台帳を作成するよりも車検証をコピーしたほうが圧倒的に簡単なため、多くの事業所は車両台帳を作成せず、車検証のコピーをファイルに綴じて保管しているところがほとんどです。

 

そのため、トラック協会などでも昔は公開されていたのですが、いまはどこもHPでダウンロードできなくなってしまいました。ただ、必要な事業所もあると思いますので、近日中に車両台帳(Excelバージョン)を公開したいと思います。

 

現在、作成中ですので、もう少々お待ちください。

最新の自動車検査証の写し、保険証書の写し等を綴じる方法

さきほども紹介しましたが、車両台帳の代わりに最新の自動車検査証の写し、保険証書の写し等をファイルに綴じて保管しておくのもひとつの方法です。私は車検証の更新のたびに車両台帳を作成することが面倒くさかったので、いつも車検証のコピーを取っていました。

 

ちなみに、適正化事業実施機関の指導員の話によると、車検証はいちどコピーを取れば終了というわけではなくて、車検の更新のたびに最新の車検証をコピーしておくようにアドバイスされました。

 

なので、車検証をコピーしたら、安心というわけではなくて、いつも最新の車検証をファイルに綴じる習慣をつけておきましょう^^

巡回指導で見られるポイント!

適正化事業実施機関は、私たちが増車・減車などで支局に届けている車両の数を事業者台帳で把握しています。

 

そのため、支局に届出をした車両数だけの車検証があるのか否か確認していました。

 

もし、支局に届出した車両数と車両台帳上の車両数とが一致しない場合、適正化指導員から口頭で理由を聞かれるので気をつけましょう。

 

また、適正化事業実施機関の指導員が事前に準備している用紙に、手書きで車両番号や最大積載量などを記載した後(県によっては、事前に事業所に所有車両データを記載するようお願いされるケースあり)、そのデータを点呼記録簿などと照らし合わせてチェックしています。

 

つまり、車検証のデータを見て、

 

  • 実際に登録している車両は稼働しているのか?
  • 他の営業所で使用されていないか?
  • 名義貸しをしていないのか?

 

など、さまざまな点についてチェックしているわけなんですね。

 

なので、車検証(写)を準備していないのは大きなマイナスと受け取られかねません。
事前にかならず準備しておいたほうがいいですよ。

巡回指導のチェック項目

適正化指導員が巡回指導で車両台帳を見て、どのようなところをチェックしているのかまとめてみました。

 

□ @車両台帳に記載漏れはないか?(1両でも記載漏れがあれば指導される)
□ A全車両の最新の自動車検査証の写し、保険証書の写し等がある
【@・Aいずれか片方あればOK!】

 

「@車両台帳」に記載している車両番号以外の項目に記入漏れがあった場合は、口頭での指導で終わりましたが、全車両の情報をきちんと記載しておいたほうがいいです。

まとめ!

車検証の原本は、車両に携帯しておかなければいけないので、巡回指導にて提示しなければいけないのは、あくまでも車検証のコピーになります。間違って、車検証の原本を提示すると、それはそれで指導を受けてしまうかもしれないので気を付けてくださいね。

 
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