車両台帳（エクセル）をダウンロードして管理する方法をまとめてみた！

巡回指導に立ち会った経験のある人でも【車両管理台帳】と聞いても、ピンッと来ない人も多いのではないでしょうか？

車両管理台帳は、簡単に言ってしまえば、事業所が国に届出している車両は何か、車検証に掲載されている情報を把握しやすいように、台帳やファイルでまとめたものになります。

ただ、車両管理台帳で車両の情報を管理しようとすると、車検証の更新や車両の代替え、増減があるたびに、その内容を逐一、書き換えなければいけません。それがすごく厄介というのが本音です。

だから、所有車両を多く持たない中小零細企業の運送会社のほとんどは、車両台帳にまとめるよりも【車検証の写し】をファイルにまとめているのが現状です。

つまり、ほとんどの事業所は「車両管理台帳」の様式を用いて、作成していない・・・ということになります。

車検証をコピーしてファイルに綴じる方法はすぐにできると思いますが、もしも、【車両管理台帳】でまとめる場合、どの点に気を付ければいいのでしょうか？

まずは、様式に必要な法定項目を見てみましょう。

（１）自動車登録番号

（２）初度登録年
（３）型式
（４）車名
（５）車台番号
（６）自動車の種別
（７）最大積載量
（８）車両総重量
（９）自動車検査証の有効期間
（１０）NOx・PM 法使用車種規制に係る事項
（１１）基準緩和車両に係る事項及び配属営業所
（１２）自賠責保険に係る事項

このように全12項目もあります。

つまり、車検証に載っている内容のほとんどを【車両管理台帳】に記載しなければいけないんですね＾＾

それでは、巡回指導や行政監査では、どのような点に注目するのでしょうか？

指導員や監督官から車両台帳もしくは、車検証（写）のいずれか提示を要求されます。

車両台帳を作成していた場合、その情報に不備がないか確認されるのですが、車検証のコピーなら、車検切れの車検証ではないか否かを確認されるだけです。ヒューマンエラーのことも考えれば、やはり車検証のコピーのほうが良さそうですね。

多くの運送会社が車検証のコピーを車両台帳としているため、トラック協会のHPなどでも「車両台帳」を公開しているところがほとんどなくなりました。

さきほども紹介しましたが、車両台帳の代わりに最新の自動車検査証の写し、保険証書の写し等をファイルに綴じて保管しておくのもひとつの方法です。私は車検証の更新のたびに車両台帳を作成することが面倒くさかったので、いつも車検証のコピーを取っていました。

ちなみに、適正化事業実施機関の指導員の話によると、車検証はいちどコピーを取れば終了というわけではなくて、車検の更新のたびに最新の車検証をコピーしておくようにアドバイスされました。

なので、車検証をコピーしたら、安心というわけではなくて、いつも最新の車検証をファイルに綴じる習慣をつけておきましょう＾＾

適正化事業実施機関は、私たちが増車・減車などで支局に届けている車両の数を事業者台帳で把握しています。

そのため、支局に届出をした車両数だけの車検証があるのか否か確認していました。

もし、支局に届出した車両数と車両台帳上の車両数とが一致しない場合、適正化指導員から口頭で理由を聞かれるので気をつけましょう。

また、適正化事業実施機関の指導員が事前に準備している用紙に、手書きで車両番号や最大積載量などを記載した後（県によっては、事前に事業所に所有車両データを記載するようお願いされるケースあり）、そのデータを点呼記録簿などと照らし合わせてチェックしています。

つまり、車検証のデータを見て、

• 実際に登録している車両は稼働しているのか？
• 他の営業所で使用されていないか？
• 名義貸しをしていないのか？

など、さまざまな点についてチェックしているわけなんですね。

なので、車検証（写）を準備していないのは大きなマイナスと受け取られかねません。
事前にかならず準備しておいたほうがいいですよ。

適正化指導員が巡回指導で車両台帳を見て、どのようなところをチェックしているのかまとめてみました。

「�@車両台帳」に記載している車両番号以外の項目に記入漏れがあった場合は、口頭での指導で終わりましたが、全車両の情報をきちんと記載しておいたほうがいいです。